SAMOCHÓD W FIRMIE
Prawie każda działalność gospodarcza wymaga korzystania z samochodu.
Samochód osobowy- według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych- każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg.
Ponieważ samochód jest składnikiem majątku wielu przedsiębiorców, powinni oni posiadać wiedzę o sposobie rozliczania podatków przy zakupie czy sprzedaży samochodu, kosztów jego eksploatacji, zasadach amortyzacji oraz zaliczania wydatków związanych z używaniem pojazdu do kosztów uzyskania przychodów.
Samochód środkiem trwałym
Samochód może być uznany za środek trwały, gdy spełnia warunki:
- stanowi własność lub współwłasność podatnika
- jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania
- przewidywany okresie używania jest dłuższy niż rok
- jest wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Warunkiem umożliwiającym dokonanie odpisów amortyzacyjnych jest wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych.
Zgodnie z art.22n ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Zapisów dotyczących środków trwałych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.
Ewidencja ŚT w księgach rachunkowych
Dla osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe nie został określony zakres informacji, jaki ma zawierać ewidencja środków trwałych. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych prowadzi się konta ksiąg pomocniczych.
Ewidencja w podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Dla tej formy opodatkowania istnieją przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji środków trwałych. Powinna ona zawierać co najmniej:
1. liczbę porządkową
2. datę nabycia
3. datę przyjęcia do używania
4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie
5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
7. wartość początkową
8. stawkę amortyzacyjną
9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony
10. zaktualizowaną wartość początkową
11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych
12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową
13. datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia
Ewidencja ŚT w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjowanych
Podatnicy są zobowiązani prowadzić wykaz środków trwałych. Wykaz ten powinien zawierać co najmniej
1. liczbę porządkową;
2. datę nabycia;
3. datę przyjęcia do używania;
4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;
7. wartość początkową;
8. stawkę amortyzacyjną;
9. zaktualizowaną wartość początkową;
10. datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
Zmiana opodatkowania
Przejście z ryczałtu ewidencjowanego na zasady ogólne rodzi obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych, w której podatnicy muszą uwzględnić odpisy amortyzacyjne przypadające na okres objęty zryczałtowanym podatkiem dochodowym.
W przypadku przejścia na ryczałt, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, może kontynuować prowadzenie tej ewidencji pod warunkiem że ewidencja ta odpowiadać będzie wymogom określonym wyżej.
Samochód o przewidywanym okresie użytkowania krótszym niż rok
Podatnik może przyjąć, że nabyty lub wytworzony we własnym zakresie samochód, o wartości początkowej większej niż 3500 zł będzie użytkowany przez okres nie przekraczający roku. Wtedy wydatek poniesiony na jego nabycie lub wytworzenie można zaliczyć w ciężar kosztów jednorazowo.
Gdy jednak okaże się, że faktyczny okres używania przekroczy 1 rok, podatnik jest zobowiązany w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu w którym ten rok upłynął:
- zaliczyć samochód do środków trwałych (przyjmując do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia)
- dokonać korekty kosztów uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadająca na okres dotychczasowego używania pojazdu, obliczonych przy zastosowaniu stawki amortyzacyjnej określonej w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych
- stosować określoną w Wykazie stawkę amortyzacji (20%) w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych
- wpłacić, w terminie do 20 dnia danego miesiąca, do właściwego urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie samochodu do dnia, w którym okres jego użytkowania przekroczył rok i naliczoną kwotę odsetek wykazać w składanych deklaracjach lub zeznaniu. Odsetki obliczone od różnicy wynoszą 0,1% za każdy dzień.
! Podatnik powinien mieć świadomość konsekwencji podejmując decyzję o tym,że samochód będzie używany krócej niż rok. W takim przypadku:
-jest zobowiązany do zapłaty odsetek
-nie może stosować degresywnej metody amortyzacji
-nie może podwyższyć stawki amortyzacyjnej
Samochód o wartości ewidencyjnej nie przekraczającej 3500 zł
Jeżeli wartość samochodu nie przekracza 3500 zł podatnik może:
*nie zaliczać go do środków trwałych, odnosząc jego wartość bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów tego miesiąca, w którym oddano składnik do używanai
*zaliczyć samochód do środków trwałych i ująć w ewidencji środków trwałych oraz:
- zamortyzować jednorazowo, w miesiącu przyjęcia go do używania lub w następnym miesiącu
-amortyzować pojazd zgodnie z zasadami określonymi w ustawach o podatku dochodowym
Samochód prywatny będący własnością przedsiębiorcy
W takim przypadku do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko wartość poniesionych wydatków związanych z używaniem tego pojazdu do określonej w ustawie kwoty, wynikającej z pomnożenia ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W przypadku braku ewidencji wydatki takie nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Należy pamiętać, że faktury za paliwo powinny być wystawiane z numerem rejestracyjnym.
Stawki za 1 km przebiegu dla samochodów osobowych
|
Pojemność skokowa silnika do 900 cm 3 |
Pojemność skokowa silnika pow. 900 cm3 |
|
0,4984
|
0,7846
|
Samochód osobowy używany przez pracownika
Na potrzeby przedsiębiorcy pracownik może wykorzystywać prywatny samochód osobowy zarówno w jazdach lokalnych, jak i w zamiejscowych podróżach służbowych – jest to bardzo popularne rozwiązanie.
* jazdy lokalne
Zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, niebędących własnością pracodawcy, pracownikowi należy się zwrot kosztów używania pojazdu w jazdach lokalnych. Między pracownikiem a pracodawcą powinna być zawarta umowa cywilnoprawna na warunkach wynikających z tego rozporządzenia. Na podstawie tej umowy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów używania samochodu do celów służbowych, wypłacany w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu, i ustalonego przez pracodawcę miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Rozporządzenie określa przy tym górny limit stawki za 1 kilometr przebiegu, natomiast limit kilometrów uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście. Wypłacony pracownikowi w granicach limitów zwrot kosztów, przedsiębiorca zalicza do swoich kosztów uzyskania przychodu.
Maksymalna wysokość limitu uzależniona od liczby mieszkańców w gminie:
-300 km- do 100 tys. Mieszkańców
-500 km- ponad 100 tys. Do 500 tys. Mieszkańców
-700 km- ponad 500 tys. Mieszkańców
Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych
|
Pojemność silnika |
Limit 300 km (zł) |
Limit 500 km (zł) |
Limit 700 km (zł) |
|
Do 900 cm3 |
146,82 |
244,70 |
342,58 |
|
Powyżej 900 cm3 |
235,38 |
392,30 |
549,22 |
Przy jazdach lokalnych pracodawca ma prawo wyboru formy rozliczeń z pracownikiem. Może wybrać ryczałt, określając z góry kwotę, którą wypłaci pracownikowi tytułem poniesionych wydatków, ale może też rozliczać te wydatki według tzw. „kilometrówki”, czyli ewidencji rzeczywistego przebiegu pojazdu. Drugi wariant jest ekonomicznie racjonalny w przypadku pracowników, którzy z powodu charakteru stanowiska przejeżdżają miesięcznie na potrzeby firmy odległości większe od wynikających z rozporządzenia limitów rozliczenia ryczałtowego.
*podróż służbowa
W przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (delegacja), pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę w granicach limitu, jak przy jazdach lokalnych.
Kosztami uzyskania przychodu są poniesione przez pracodawcę wydatki na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej, do wysokości iloczynu przebiegu pojazdu oraz stawki za kilometr, pod warunkiem, że:
-przebieg pojazdu jest udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną przez pracownika
-ewidencja jest potwierdzona przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca
Ustalenie wartości początkowej samochodu
|
|
wartość początkowa samochodu |
|
1. nabycie odpłatne |
cena nabycia, czyli kwota należna zbywającemu -powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania samochodu do używania, do których zalicza się w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłat notarialnych, skarbowych i innych oraz odsetek i prowizje -pomniejszona o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadku, gdy podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje prawo obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, albo zwrot różnicy podatku -powiększona o cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku sprowadzanych lub nadsyłanych z zagranicy -+/- różnice kursowe naliczone do dnia przekazania pojazdu do używania |
|
2. nabycie częściowo odpłatne |
Ustala się według ceny nabycia powiększonej o wartość przychodu, ustaloną jako różnicę między wartością rynkową samochodu a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.
|
|
3. wytworzenie we własnym zakresie (złożenie pojazdu) |
Ustala się według kosztów wytworzenia, do których zalicza się: -wartość, w cenie nabycia, zużytych rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych -koszty wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi -inne koszty dające się zaliczyć do do wartości wytworzonego środka trwałego ! odsetki, prowizje, i różnice kursowe naliczone do dnia przekazania samochodu do używania zwiększają jego wartość początkową, zaś po tym dniu obciążają koszty uzyskania przychodu Koszty powinny być właściwie udokumentowane, lecz w przypadku, gdy jest to nie możliwe wartość początkową może ustalić biegły (dotyczy to osób fizycznych). |
|
4. nabycie w drodze spadku, darowizny lub inny nieodpłatny sposób |
Wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba, że umowa określa tę wartość w niższej wysokości. |
|
5. nabycie w formie wkładu niepieniężnego wniesionego przez udziałowca osoby prawnej bądź wspólnika |
Wartość ustalona przez podatnika na dzień wniesienia wkładu, nie wyższa od wartości rynkowej |
|
6. zmiana formy prawnej, podział , łączenie |
Wartość określona w ewidencji podmiotu przekształcanego, łączonego lub dzielonego. W ten sam sposób wartość początkową ustala się także w razie: -podjęcia działalności przez podmiot po przerwie trwającej nie dłużej niż 3 lata; -zmiany formy prawnej prowadzonej działalności, polegającej na połączeniu lub podziale dotychczasowych podmiotów albo zmianie wspólników spółki nie będącej osobą prawną; -zmiany działalności wykonywanej samodzielnie przez jednego lub odrębnie przez każdego z małżonków na działalność wykonywaną na imię obojga małżonków; -zmiany działalności wykonywanej na imię obojga małżonków na działalność wykonywaną przez jednego lub odrębnie przez każdego z małżonków; -zmiany działalności wykonywanej samodzielnie przez jednego z małżonków na działalność wykonywaną samodzielnie przez drugiego z małżonków, |
|
7. współwłasność |
Wartość początkową samochodu ustala się w takiej proporcji, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności. Zasada ta nie ma zastosowania do samochodów będących przedmiotem małżeńskiej wspólności majątkowej, chyba, że są wykorzystywane przez małżonków w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. |
Amortyzacja
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zużywają się, czego wyrazem jest amortyzacja. Odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu.
Rozpoczynając amortyzację samochodu (oraz innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych) należy:
- wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego,
-wybrać odpowiednią metodę amortyzacji
-dokonać pierwszego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu następnym po miesiącu, w którym składnik majątku wprowadzono do ewidencji, a w przypadku amortyzacji jednorazowej- w miesiącu oddania go do używania lub w miesiącu następnym
-dokonywać odpisów amortyzacyjnych według zasad określonych w ustawie podatkowej
Metody amortyzacji
|
metoda |
zastosowanie
|
opis
|
|
liniowa |
*osobowe *ciężarowe |
Polega na dokonywaniu odpisów od wartości początkowej samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych w równych ratach co miesiąc albo co kwartał, albo jednorazowo na koniec roku podatkowego. Odpisów dokonuje do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów z jego wartością początkową lub w którym postawiono go w stan likwidacji lub stwierdzono jego niedobór. W metodzie można zastosować stawki: * podstawowa stawka amortyzacyjna – okreslona w Wykazie stawek amortyzacyjnych- dla samochodów osobowych i ciężarowych wynosi 20%. * podwyższona stawka o współczynnik- nie wyższy niż 1,4 w przypadku używania samochodu bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej (używane na trzy zmiany, w warunkach terenowych, leśnych lub pod ziemią) *obniżona stawka amortyzacyjna – obniżenie nie jest uzależnione od wystąpienia jakichkolwiek szczególnych okoliczności. Wydłuża ono okres amortyzacji, jest więc stosowane w przypadkach uzasadnionych ekonomicznie. *stawki indywidualne dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika; (patrz niżej) *stawki indywidualne dla inwestycji w obcych środkach trwałych- inwestycja w środku trwałym jest to poniesienie nakładów w obcym obiekcie w celu jeso ulepszenia. |
|
Indywidualne stawki amortyzacyjne |
Środki trwałe używane lub ulepszone , po raz pierwszy wprowadzone do ewidencji, okres amortyzacji w przypadku środków transportu nie krótszy niż 30 miesięcy |
Samochody używane -samochód może być uznany za używany, gdy podatnik udowodni, że przed jego nabyciem pojazd był wykorzystywany przez co najmniej 6 miesięcy
|
|
Samochody ulepszone -jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost ich wartości użytkowej
|
||
|
! przy stosowaniu indywidualnej stawki amortyzacyjnej nie można używać współczynników podwyższających. Jej stosowanie jest możliwe tylko przy amortyzacji liniowej.
|
||
|
degresywna |
* ciężarowe (środki transportu z wyłączeniem samochodów osobowych) oraz maszyny i urządzenia zaliczane do grup 3-6 i 8 KŚT
|
Polega na tym, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w pierwszym roku używania samochodu ciężarowego przy zastosowaniu stawki podanej w Wykazie stawek amortyzacyjnych (20%) podwyższonej o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych- od jego wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat używania tego pojazdu. Przejście do etapu drugiego, na metodę liniową, następuje w roku podatkowym, w którym kwota amortyzacji ustalona metodą degresywną miałaby być niższa, od kwoty amortyzacji ustalonej metodą liniową. Już w tym roku stosować należy metodę liniową, korzystniejszą dla podatnika.
! jeżeli samochód ciężarowy używany jest w zakładzie podatnika położonym na terenie gminy o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym, dopuszczalne jest stosowanie współczynnika nie wyższego niż 3,0.
|
|
! Samochodów przeznaczonych do odsprzedaży przed upływem roku w ogóle nie trzeba amortyzować, można wydatki z tytułu zakupu zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu jako pozostałe wydatki. Jeżeli jednak dodatkowo w celu odliczenia pełnego VAT traktowane są jako towar - trzeba będzie wykazać takie auto w spisie z natury na koniec roku podatkowego. |
||
Samochód w leasingu
Leasing operacyjny
Umowę leasingu można zaliczyć, na podstawie art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 17b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do tego rodzaju umów, jeżeli spełnia ona następujące warunki:
-została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji (w przypadku samochodu minimalny okres, na który umowa powinna być zawarta wynosi 2 lata)
-suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny VAT, odpowiada co najmniej wartości początkowej samochodu; należy przy tym pamiętać, że w przypadku samochodu osobowego nieodliczony VAT powiększa wartość początkową samochodu jako środka trwałego.
Jeżeli umowy zawarte przez podatników nie spełniają tych warunków łącznie, to skutki podatkowe tych umów są takie same jak w przypadku umów najmu lub dzierżawy, nawet jeżeli strony nazwą je umowami leasingu.
Leasing finansowy
Drugi rodzaj umów leasingowych jest odpowiednikiem umowy leasingu kapitałowego, w którym przedmiot leasingu jest zaliczany do środków trwałych korzystającego.
Umowę leasingu można zaliczyć, zgodnie z art. 23f ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 17f ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do tego rodzaju umów, jeżeli spełnione są łącznie trzy warunki:
-umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony,
-suma ustalonych w umowie leasingu opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług, odpowiada co najmniej wartości początkowej pojazdu,
-umowa zawiera postanowienie, że odpisów amortyzacyjnych w podstawowym okresie umowy leasingu dokonuje korzystający.
W podstawowym okresie umowy korzystający może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu:
-część odsetkową raty,
-odpisy amortyzacyjne (w przypadku samochodu osobowego od wartości nie większej niż 20.000 euro),
-wydatki eksploatacyjne,
-składki ubezpieczeniowe, jeżeli na podstawie umowy korzystający je opłaca, (w przypadku samochodów osobowych, w granicach limitu, tj. w części przypadającej na równowartość 20.000 euro).
Strony umowy leasingu mogą ustalić dowolny harmonogram spłat rat leasingowych i w sposób dowolny określać proporcje części odsetkowej i części kapitałowej raty. Mogą na przykład umówić się, że w pierwszej kolejności spłacona zostanie całość odsetek i prowizja, wtedy pierwsze raty mogą stanowić w całości koszty podatkowe dla korzystającego. Jeżeli jednak wysokość kwoty spłaty wartości środków trwałych przypadająca na poszczególne opłaty nie jest określona w umowie leasingu, ustala się ją proporcjonalnie do okresu trwania tej umowy.
Po zakończeniu podstawowego okresu umowy, ustawy przewidują trzy możliwości zakończenia tej umowy (analogicznie jak przy poprzedniej wersji leasingu), tj. finansujący:
-sprzedaje samochód korzystającemu,
-oddaje korzystającemu samochód do dalszego używania,
-sprzedaje samochód osobie trzeciej oraz wypłaca korzystającemu z tytułu spłaty jego wartości uzgodnioną kwotę.
W tym wariancie leasingu, korzystający dokonując odpisów amortyzacyjnych może stosować wszystkie metody amortyzacji przewidziane odpowiednio dla samochodów osobowych i ciężarowych, a dokonane odpisy stanowią dla niego koszt uzyskania przychodów. Korzystający może zatem stosować metodę liniową amortyzacji przy użyciu stawek podstawowych, obniżonych, podwyższonych lub indywidualnych, a w przypadku samochodów ciężarowych również metodę degresywną.
Opracowała
Sabina Kasperkiewicz
Student AE Kraków